بخش اول: نظریه های سازمانی
رفتار عقلایی سازمان یا خرد گرایی سازمانی :
از دیدگاه ماکس وبر: خردگرایی مفهوم عام دارد. خرد گرایی کوششی به سوی کمال و تلاشی در جهت بهزیستی و غلبه بر دنیای خارج است که از طریق نبوغ فکری و تکنولوژیکی بشر و با تاکید به ضروریات عملی زمان تحقق می یابد.
اما خردگرایی منظور این کتاب،خردگرایی در مقیاس محدود است. در واقع خردگرایی چگونگی طرح ریزی و اداره امور سازمانها است به نحوی که از منابع اقتصادی کمیاب و از دانش و تحولات فنی بشر در جهت ازدیاد ثروت و توسعه قدرت و بهزیستی مردم حداکثر استفاده شود. لذا در این مفهوم خردگرایی مترادف با کارایی به کار میرود.
به نکات زیر توجه داشته باشید:
1- کارایی متفاوت از اثربخشی اهداف سازمانی است.کارایی در صورتی افزایش می یابد که با استفاده از تکنولوژی و شیوه های پیشرفته مدیریت، به دست آمدن بازده ثابت در قبال کاهش استفاده از منابع مصروفه صورت گیرد.اما اثربخشی تحقق اهداف سازمان است صرفنظر از میزان کارایی.
2- مدیریت به معنای وسیع فقط شامل فن و تکنیک نیست بلکه فرهنگ و ارزش های فردی و اجتماعی در تعیین اهداف مورد نظر و انتخاب روش های مطلوب موثر است.
3- ازدیاد کارایی در تمام نظام ها مورد تاکید واقع شده است.
سازمان:وسیله ای است برای ترکیب منابع انسانی و مادی جهت تولید و توزیع کالا و خدمات.
عناصر ضروری سازمان عبارتند از:
1- مهارتها و ارزشهای انسانی
2- منابع مادی و تکنولوژی
مدیر: همان عامل انسانی است که چرخ های سازمان را به حرکت در می آورد.
نظریه های کلاسیک یا سنتی مدیریت:
در پی انقلاب صنعتی که در حدود 1790 آغاز و به تدریج به ثمر رسید و با پیشرفت های حاصله در زمینه هایی چ.ن صنایع، تکنولوژی بازار و .... نیاز به نظام سازمانی نوین بیش از پیش احساس می شد که نظریه های کلاسیک مدیریت حاصل تلاش دانشمندان در این زمینه است.در مکتب کلاسیک فرد گرایی نادیده گرفته شده و توجه دانشمندان به ساخت و ترکیب سازمان رسمی معطوف شده است و به رفتار فردی و گروهی و سیستم اجتماعی سازمان عنایتی نشده است.
بوروکراسی وبر: مطالعات وبر نخستین گامی است که در زمینه سازمانها برداشته شده است. بوروکراسی وبر سازمان هایی را که شامل چهار خصیصه زیر بودند شامل می شد:
1- وسعت سازمان به علت کثرت کارمند
2- عده زیادد کارگر غیر ماهر و یا نیمه ماهر
3- تکنولوژی ساده برای تولید انبوه
4- تولید فرآورده های ساده
و چون بیشتر سازمانهای زمان وبر منطبق با جنبه های فوق بودند، لذا بوروکراسی وبر به عنوان یک الگوی تجزیه و تحلیلی سازمانی کارآمد و علمی به نظر می رسید.
ویژگی های بوروکراسی وبر:
1- تقسیم کار: تقسم وظایف به اجزاء خیلی کوچک و تخصصی که نتیجه آن قابل جانشینی بودن نیروی کار و در نهایت ازدیاد کارایی است.
2- تمرکز اختیارات: تمرکز اختیارات به سطوح بالاتر جهت حل مشکل به وجود آمده از تقسیم کار
3- برنامه منطقی و عقلایی برای اداره امور استخدامی: استخدام افراد با توجه به تخصص و مهارت و بدون توجه به قوم، نژاد یا جنسیت
4- قوانین و مقررات: اعمال قوانین و مقررات دقیق و صحیح برای همه
5- سیستم ثبت و ضبط: نگهداری سوابق از کلیه اقدامات و جزئیات آنها
از موارد بالا می توان استنباط کرد که بوروکراسی وبر به احساسات و عواطف انسانی توجه ندارد.
تخصص گرایی فایول:
توانایی های خاص مدیریت(عناصر مدیریت) از دید فایول:
1- قدرت بر نامه ریزی
2- سازماندهی
3- هماهنگی
4- فرماندهی
5- کنترل
توانا یی های عام مدیریت از دیدگاه فایول:
1- امور فنی
2- امور تجاری
3- امور مالی
4- امور تامینی
5- امور حسابداری
6- امور اداری
که از این میان امور اداری برای روسای سازمان اهمیت خاص داشته و شامل شش بخش: پیش بینی، تنظیم برنامه، سازمان دادن، فرماندهی، هماهنگ کردن و نظارت می شود.
وظایف مدیر از دید لوتر گیولیک: (POSDCORB )
P:planning : تنظیم برنامه : پیش بینی اقدامات لازم برای نیل به اهداف مطلوب
O: organizing: تشکیل سازمان: تعیین صریح حدود و اختیارات
S :staffing: کارگزینی: تامین شرایط مساعد کار و استخدام و کارآموزی
D: directing: فرماندهی: هدایت و رهبری سازمان و صدور دستورات برای اخذ تصمیمات خاص
C: coordinating: هماهنگ کردن: تطبیق وظایف مشاغل مختلف به منظور تحقق اهداف مطلوب
R:
reporting
:ارتباطات: آگاهی دادن به کسانی
که مجری در قبال آنها مسئول است.
B: budgeting:بودجه بندی: تنظیم طرح مالی و دخل و خرج سازمان و نظارت بر اجرای آن
هرچند که در این عوامل هفتگانه لوتر نامی از کنترل برده نشده است اما در واقع کنترل از طریق تنظیم برنامه و سیستم گزارش گیری و بودجه بندی انجام می پذیرد.
مدیریت علمی تیلور:
عناصر اساسی سیستم از دید تیلور:
2-تقسیم کار بین کارکنان و مدیران
اصول مدیریت علمی تیلور:
1-ایجاد علمی واحد برای انجلم هر عمل به جای روش غیر علمی متداول
3-همکاری صمیمانه با کارکنان
4-تقسیم مساوی کار و مسئولیت بین مدیران و کارکنان
هدف غایی مدیریت علمی پرورش هر یک از کارکنان به حداکثر ظرفیت تولیدی اوست. تیلور کارکنان سازمانها را انسان اقتصادی فرض می کند که صرفاً تحت تاثیر انگیزه های مادی قرار می گیرند. مدیریت علمی تیلور بر اساس کارسنجی،زمان سنجی و مزد سنجی استوار بود.
اصول کلی مدیریت مکتب کلاسیک:
1- اصل هماهنگی و وحدت هدف
2- اصل سلسله مراتب
3- اصل تخصص
4- اصل وحدت فرماندهی
5- اصل حیطه نظارت
6- اصول اختیار و مسئولیت
7- اصول انعطاف پذیری و مداومت
محدودیت های نظریه کلاسیک:
1- عدم توجه به نقش فرد در سازمان و ثابت انگاشتن رفتار سازمانی کارکنان
2- اصول مفروض بر این مکتب برای تمام سازمانها جنبه کلیت دارد و در تمام سازمانها قابل اجراست.
3- اعمال همزمان اصول مزبور امکان پذیر نیست. به عنوان مثال اصل تخصص با اصل وحدت فرماندهی مطابقت ندارد.محدود کردن حیطه نظارت با امکان تقلیل سلسله مراتب به حداقل ممکن مغایرت دارد.و یا اصل تمرکز اختیارات با مشارکت کارکنان در تصمیم گیری مغایر است.
فصل دوم: نظریه های رفتاری نئوکلاسیک و نوعدوستی
تا حدود سالهای 1930 نظریه های کلاسیک و علی الخصوص عقاید تیلور در مدیریت سازمانی اروپا و آمریکا نقش مهمی ایفا می کرد. اما با ظهور نهضت رفتارگرایی تحت رهبری التون مایو ، مکتب کلاسیک کم کم به دست فراموشی سپرده شد. به عقیده پیروان مکتب رفتارگرایی فرضیات کلاسیک ها درباره رفتار کارکنان در سازمان بسیار ساده و خارج از واقعیات عینی بود. فرد را انسان اقتصادی فرض می کردند که تنها تحت تاثیر انگیزه های مادی قرار می گیرد. در حالیکه پیروان مکتب رفتارگرایی با استفاده از علوم رفتاری نشان دادند که موضوع انگیزش افراد بسیا ر پیچیده است و لذا با آغاز تحقیقات ابعاد تازه ای به تئوری و مفاهیم و روش تحقیق در بررسی های سازمانی افزوده شد. نهضت روابط انسانی با بررسی های وسیع در کارخانه هاتورن آغاز گردید. روند آن به صورت بررسی عوامل مادی در میزان تولید و بهره وری کارگران بود. بررسی ها نشان داد که آنچه باعث افزایش تولید و بهره وری است عوامل مادی نیست بلکه عوامل غیر مادی دیگری چون احساس غرور به مناسبت برگزیده شدن برای مطالعه، همبستگی گروهی، آزادی عمل بیشتر و ... است. از اینرو نخستین با وجود سازمان غیر رسمی در درون سازمان رسمی شناخته شد.
این روابط غیررسمی به نوعی مکمل روابط رسمی و مدون به شمار می روند.
روابط غیر رسمی سازمانی (منابع سازمان غیر رسمی):
1- روابط اجتماعی افراد: به صورت کاملا طبیعی در تمام سازمانها روابطی صرفاً اجتماعی بین افراد وجود دارد که معرف تمایل یا بیزاری آنان نسبت به همکاری با گروهی خاص است.
2-روابط تخصصی: وجود یک سلسله روابط تخصصی میان افراد سازمان جهت توزیع اطلاعات فنی ضروری به نظر می رسد. در این مورد متخصصان سازمان بدون اینکه نسبت به انجام کار مسئولیتی داشته باشند با قبولاندن نظرات خود در اجرای عملیات اعمال نفوذ می کنند.
3-کانونهای اخذ تصمیم: بعضی مواقع در سازمانها نفوذ واقعی افراد با اختیارات قانونی آنان برابر نیست. لذا به این دلیل و همچنین به علت وجود روابط تخصصی کتنونهای اخذ تصمیم همیشه تابع مجاری سلسله مراتب سازمان رسمی نبوده و بعضی اوقات کلیه مراتب سازمانی جهت اخذ و ابلاغ تصمیم طی نمی شود.
4-مراکز قدرت: قدرت همیشه با اختیار یکسان نیست. اغلب پیش می آید افرادی که در سلسله مراتب اداری مقام مهمی ندارند، مراکز واقعی قدرت را تشکیل می دهند. مثلاً ممکن است معاون یا منشی رئیس یک سازمان بیش از خود او قدرت عملی داشته باشد. لذا می توان گفت قدرت ناشی از روابط افراد است و زمانی حاصل می شود که کارمندی بتواند نظریات خود را بر دیگری تحمیل کند.
5-شبکه ارتباطات: در اغلب سازمان ها توزیع اطلاعات و گزارش های رسمی و همچنین ابلاغ تصمیمات و دستورهای اداری، کمتر تمام مجاری سلسله مراتب سازمان را طی می کند. این مسئله لزوم بررسی شبکه اطلاعات را در تجزیه و تحلیل سازمان تایید می کند. شبکه ارتباطات در واقع دستگاه اعصاب سازمان را تشکیل می دهد.
با توجه به مطالب بالا این نکته به نظر می رسد که سازمان غیررسمی کم و بیش موجب تغییر و تعدیل سازمان رسمی می گردد.
لذا ترکیب سازمان مجموعه ای است مشتمل بر رفتار و عقاید و ارزشهای مشترک که در جهت مقاصد خاصی با یکدیگر همکاری می کنند.
عوامل موثر در رفتار گروهی: پویائی گروه:
2- متغیرهای محیطی: مانند نوع وظایف، اندازه گروه، سیستم پاداش
3- متغیرهای گروهی: ماند درجه تأثیر پذیری و نفوذ، چگونگی ارتباطات و میزان جذابیت افراد گروه نسبت به یکدیگر
عوامل فوق در پرورش و حفظ همبستگی گروه، ایجاد هنجارهای گروهی، بهبود مهارت ها و ... در میزان بهره وری موثر واقع می شوند.
عوامل موثر در رفتار فردی:
- خصوصیات شخصی که مورد قضاوت قزاز می گیرد: مانند وضع ظاهری، تون صدا و ...
- خصوصویات شخصی که درباره دیگران قضاوت می کند: مانند ارزشها، هوش، ذکاوت و ...
- شرایط خاص: واکنش رفتاری فرد در شرایط مختلف متفاوت است.
2- انگیزش: انگیزش یعنی تحریک افراد به انجام کار برای رسیدن به اهداف مطلوب. انسان نیازهای متفاوت دارد. یک نیاز ارضاء نشده خواست و تنش ایجاد می کند و فرد برای اینکه از این تنش بکاهد به انجام عمل یا رفتار معینی مبادرت می ورزد.
1- نیازهای فیزیولوژیکی: خوراک، پوشاک، مسکن و ...
2- نیاز ایمنی: رهایی از ترس، حفاظت در مقابل تغییرات جوی
3- نیاز به عشق و محبت: معاشرت و دوستی با مردم و...
4- نیاز به قدر و منزلت: احترام، ستایش و ...
5- نیاز به خودیابی: رسیدن به کمال انسانی با توجه به استعداد ها و مهارتهایی که در خود سراغ دارد و البته از طریق تصدیق دیگران
انتقادات وارد به نظریه مازلو:
2- به عقیده مازلو هر سطحی از نیاز که برآورده می شود، زمینه بروز نیاز بعدی را می سازد. در حالی که مشخص نیست نیاز مادون تا چه حدی باید برآورده شود تا زمینه برای بروز نیاز بعد فراهم گردد.
نظریه های مبادله: خلاصه نظریات مبادله: تفاوت بین آنچه که مورد انتظار فرد است و آنچه که به دست می آورد، انسان را بر آن می دارد تا جهت کاهش و تعدیل این فاصله و تفاوت اقدام کند. لذا با انجام این عمل یا رفتار خاص جهت از بین برداشتن فاصله، نوعی انگیزش است.
انگیزش چگونه صورت می پذیرد؟ ابتدا باید مفاهیم پاداش، هزینه، نتیجه و سطح مقایسه تعریف شوند!
هزینه: گذشت و یا محرومیتی که در نتیجه انجام فعالیتی خاص برای شخصی که آن فعالیت را انجام داده حاصل می شود، هزینه نام دارد. به این ترتیب هزینه نه تنها شامل زیان ناشی از انجام عمل است، بلکه عدم النفع را نیز شامل می شود. عدم النفع پاداش های از دست رفته ای است که در صورت پرداختن به فعالیت دیگری ممکن بود حاصل گردد.
نتیجه: حاصل تفاضل هزینه از پاداش است. در صورتیکه نتیجه مثبت باشد(پاداش> هزینه) آن عمل متضمن فایده است و اگر نتیجه منفی باشد(هزینه>پاداش) متضمن ضرر و زیان است.
سطح مقایسه: حداقل مورد انتظار ،سطح مقایسه نام دارد. که از عواملی چون: تجربیات فرد از انجام همان عمل در گذشته یا اعمال مشابه آن، و ... تاثیر می پذیرد. برای اینکه نتیجه منجر به انجام عملی خاص شود، می بایست از سطح مقایسه بیشتر باشد.
بررسی دانشمندان تا حدود زیادی درستی این نظریه را ثابت کرده است.
3- شخصیت: شخصیت فرد مجموعه ای است از اجزاء و عناصر فیزیولوژیکی و روانی مانند: احساسات، ادراکات، امیال، انگیزه ها، طرز برخورد، ارزش ها و اهداف فردی.
دلایل اهمیت بررسی شخصیت در بررسی های سازمانی:
1- هر فرد نسبت به فرد دیگر ویژگی خاص دارد.
3- شخصیت فرد با محیط اجتماعی او در ارتباط است.
عوامل موثر در تشکیل و تکامل شخصیت:
2- عوامل گروهی: خانواده و مدرسه از نهادهای اولیه موثر در رشد شخصیت به شمار می روند. در مراحل بعد تماس با گروههای مرجع نیز موثر خواهد بود.
3- عوامل فرهنگی: ارزشهای محیطی، سنت عادات دیرینه و عقاید در طرز سلوک و رفتار اداری افراد موثرند.
نظریه های نوعدوستی صنعتی: از آنجا که برسی های علمای روابط انسانی منجر به تدوین نظریات جامع و همه جانبه برای حل و فصل مسائل سازمانی نشد، در حدود سال 1960 نهضت روابط انسانی شکل خاصی به خود گرفت که نوعدوستی صنعتی نامیده می شود. پیشنهادات دانشمندان پیرو این نظریه در زمینه تغییرات عمیق در طرح و ترکیب سازمانف محتوای کار، شیوه رهبری و ... بر پایه فلسفه لیبرالیسم و آزادی فرد در برابر ستم های بوروکراسی استوار است.
تئوری X،Y : این تئوری توسط پروفسور ماک گریگور مطرح شد که در آن دو دسته مفروضات در زمینه طبیعت بشر و نوع نظارت و رهیری و مدیریت تحت تئوری های X,Y در نظر گرفته می شوند.
تئوری X:
2- به دلیل بیزاری ذاتی بشر از کار کردن افراد باید از طریق نظارت و یا تهدید به انجام کار در جهت نیل به اهداف سازمان، کنترل شوند.
3- انسان از زیر با مسئولیت شانه خالی می کند و نیازمند هدایت شدن است تا قائم به ذات بودن.
تئوری Y:
2- نظارت و تهدید برای هدایت فرد به سوی اهداف سازمانی کافی نیستند. انسان ذاتاً قادر به هدایت و کنترل رفتار خویش در جهت نیل به اهداف سازمان است.
3- میزان تلاش فرد در جهت نیل به اهداف سازمان، تابع پاداشی است که در مقابل خدمت انتظار دارد.
4- انسان تحت شرایط مناسب در جستجوی مسئولیت است.
5- قدرت استفاده از نیروی تخیل و بلوغ و سازندگی مربوط به خصوصیات بالقوه تعداد زیادی از افراد است.
6- در شرایط نوین زندگی صنعتی، تنها بخشی از استعدادهای افراد در سازمان مورد استفاده قرار می گیرد.
مک گریگور خود پیرو تئوری Y است. چنانچه هدف مدیریت در به حداکثر رساندن سود و استفاده عقلانی از منابع خلاصه شود، چنین مدیریتی برای مفروضات تئوری X برتری قائل خواهند شد.
کریس ارگریس نیز از پیروان مکتب نوعدوستی صنعتی است که در بیشتر زمینه ها با مازلو موافق است. به نظر او وقتی فردی به استخدام سازمانی در می آید، از او خواسته می شود که به رفتار دوران کودکی بازگردد(اتکا به دیگران نه اتکا به خود)در نتیجه این امر باعث ایجاد تعارض می شود.
سیستم به مجموعه ای از اجزاء وابسته اطلاق می شود. یک سیستم ممکن است از مجموعه سیستم های فرعی متصل به هم تشکیل یافته باشد.حدود سیستم اصلی و سیستم های فرعی همیشه تابع قواعد و ضوابط معینی نیست. به عنوان مثال در داخل یک سازمان به عنوان سیستم اصلی سازمان غیر رسمی، یک سییتم فرعی محسوب می شود. اما اگر سازمان غیررسمی را خود سیستم اصلی تلقی کنیم، در اینصورت سیستم های فرعی رفتار عبارتند از: شبکه روابط اجتماعی، شبکه روابط تخصصی، شبکه قدرت و ...
سیستم باز و سیستم بسته:
سیستم بسته: صرفاً با استفاده از نیروهای داخلی و بدون ارتباط با محیط خارج می تواند به کار خود ادامه دهد. در نظریه های کلاسیک، سازمان به عنوان یک سیستم بسته تلقی می شودف که بدون ارتباط با محیط خارج می تواند مسائل خود را از طریق سلسله مراتب و تقسیم کار و روابط رسمی در داخل دستگاه حل و فصل کند. یکی از مشخصات سیستم بسته گرایش ذاتی در جهت تعادل ایستا و رکود و توقف است. در سیستم بسته بازده دستگاه تناسبی با منابع مصروفه ندارد و اتلاف منابع، بی نظمی و اختلال و اقدامات بدون هدف برای حفظ وضع موجود رواج می یابد.
سیستم باز: در سیستم باز گرایشی در جهت تعادل پویا و رشد و تکامل از طریق ارتباط دائم با محیط خارج ملاحظه می شود. در این حالت سیستم با دریافت منابع مادی و انسانی و تغییر و تبدیل آنها و سعی در ازدیاد و بهبود بازده، بیش از آنچه نیرو می گیرد، نیرو تولید می کند. در سیتم باز، دستگاه چه در مقابل عوامل محیط خارج و چه در مقابل عوامل متغیر داخلی خود را منطبق می سازد.
سازمان در قالب سیستم: در نظریات نوین، سازمان، یک سیستم فنی-اجتماعی است که به منظور رسیدن به رشد و کمال همواره خود را با عوامل متغیر داخلی و خارجی منطبق می سازد.
سیتم سازمانی دارای دو جنبه است:
2- جنبه اجتماعی: مانند روابط کارکنان در داخل دستگاه
انواع کنش و واکنش در داخل سیستم سازمان:
2- برونی: همان همبستگی موجود بین سیستم های فرعی، بین سازمان رسمی و افراد
*در نتیجۀ یک رشته ارتباط و فعل و انفعال درونی بین اجزاء سیستم های فرعی از یکسو و ارتباط و فعل و انفعال برونی بین سیستم های فرعی ازسوی دیگر، پدیدۀ سازمانی(سیستم) به وجود می آید.
کاربرد تئوری سیتم در مدیریت: جهت بررسی مسائل سازمانی در قالب تئوری سیستم، اغلب به مفهوم محدودی تحت عنوان روش های مقداری نامگذاری می شود و شامل مراحل زیر است:
2- تعیین و اندازه گیری مقداری کلیه متغیرهایی که در نیل به اهداف سیستم موثرند.
3- ایجاد فرضیه به شکل یک مدل ریاضی درباره مساله مورد بررسی
4- حل مساله در قالب معادلات ریاضی به نحوی که بهترین ترکیب متغیرهای مربوط را برای نیل به اهداف مطلوب، مشخص سازد.
5- آزمایش این راه حل به طرق مختلف و استقرار یک سیستم کنترل برای اطمینان از اینکه کلیه عناصر و اجزاء طرح و متغیرهای مربوط با شرایط پیش بینی شده منطبق است.
با وجود پیشرفت های حاصله در زمینه مدیریت، که راه را برای حل برخی مسائل سازمانی هموار کرده است، عوامل متعددی چون تغییرات محیط، پیشرفت تکنولوژی، تحولات فرهنگی و آموزش، ترکیب جمعیت و ... ایجاب می کند که سازمان قابلیت انعطاف بیشتری برای مقابله با شرایط پیش بینی نشده داشته باشد. لذا برای آموزش مدیریت و یا بررسی و تحقیق در این زمینه، قالب و مفروضات خاصی ضرورت دارد. به صورت زیر:
2- اهداف سازمان متعدد است. اهمیت این اهداف برای کلیه افراد سازمان یکسان نیست و نیز این اهداف در مقابله با شرایط تغییر می کنند.
3- عواملی چون تعارض منافع فردی، تغییر شرایط داخلی سازمان و... تحقق اهداف سازمان را دشوار می سازد.
4- برای برطرف کردن موانع و اجرای مقاصد مورد نظر، احراز، حفظ و اعمال قدرت توام با مقادیر مختلف اختیار و مسئولیت اجتناب ناپذیر است.
5- در اجرای مقاصد مدیریت، مدیران سازمان علاوه بر مقابله با شرائط محیط خارج از دستگاه، وظایف مختلفی را به عهده دارند.
منبع: کتاب سازمان و مدیریت، نویسنده: دکتر اقتداری ، خلاصه کننده: وحیده میانجی