سازمانهای مجازی و محدودیت آنها
به كارگيرس فناوریهای اطلاعاتي نظير اينترنت، پاينت (خريد الكترونيكی) پست الكترونيكی و همچنين فراگير شدن استفاده از رايانه باعث شده تا شكلهای سازمانی جديدی پا به عرصه وجود بگذارند.
سازمان مجازی نمونهای از سازمانهای آينده هستند كه در آنها پيچيدگی، وسعت و حجم عمليات به گونهای است كه ديگر نمیتوان آنها را به صورت سازمانی متمركز و واحد اداره كرد، بلكه برای ادامه كار آنها نياز به سازمانهای ديگر است. در مجموع سازمانهایی كه با هم سازمان مجازی را تشكيل می دهند هر سازمان اثربخشی خود را در ارتباط با سازمان ديگر به دست می آورد و آنچه به آنها معنی می بخشد نوعی اتفاق و اتحاد موقت است.
• تعريف سازمان مجازی
سازمان مجازی را شبكه موقتی از واحدها و سازمانهای مستقلی دانستهاند كه شامل توليدكنندگان، مشتريان و حتی رقبا ست. اين واحدها به كمك تكنولوژی اطلاعات با يكديگر پيوند می خورند و قدرت می يابند تا از فرصتهای جديد نهايت استفاده را ببرند.
خصوصيت اصلی سازمانهای مجازی گرد آوردن بهترين تخصصها و تجربهها، اتكای سازمانها به يكديگر و ايجاد توان بالا، نبود مرزبندی های سنتی و محدوديتهای ناشی از آن و بالاخره برخورداری از قدرت انعطاف و بهرهگيری از فرصتهای محيطی است.
البته بايد به خاطر داشت كه سازمان مجازی مفهومی متفاوت با اداره مجازی است. در اداره مجازی تكنولوژی جايگزين بسياری از فضاهای فيزيكی واحد می شود، در حالی كه سازمان مجازی با تامين و تدارك فعاليتها از خارج سازمان، هدفهای سازمان را محقق ميكند.
كاركنانی كه از تكنولوژی استفاده میكنند ديگر به محل كار ثابت نياز ندارند و كاركنان متحرك جايگزين كاركنان ثابت شدهاند. در عمل، انعطافپذيری، استقلال بيشتر در كار و كاهش هزينهها از مزايای اداره مجازی است.
انواع ادارات مجازی
1. موردی: كاركنان دارای دفاتر ثابت هستند، اما در مواردی كارها را در خانه انجام می دهند.
2. مهمانخانهای: كاركنان دفاتر ثابت ندارند، اما وقتی به دفتر نياز دارند آن را از اداره مركزی درخواست و دفتری را برای مدتی معين برای خود ذخيره می كنند.
3. وابسته: كاركنان دفاتر ثابت ندارند و در حركتند، اما بايد در فواصل زمانی مشخصی به واحد اداری مراجعه كنند و گزارش دهند.
4. كار در خانه: كاركنان هيچ نوع دفتر كاری ندارند و در خانه مشغول كار هستند.
5. كاملا متحرك: كاركنان كاملا متحرك هستند و حتي در خانه هم محل كار خاصی ندارند.
معايب و مزايای ادارات مجازی
مزايا
1. انعطافپذيری
2. استقلال بيشتری در كار احساس می كنند.
3. كاهش هزينهها
معايب
1. كاركنان روابط چهره به چهره با يكديگر ندارند.
2. كاركنان كمتر خود را متعلق به سازمان می دانند.
3. مديران بهدليل آنكه كاركنان در كنارشان نيستند، احساس می كنند، نمی توانند نظارت كاملی بر كارها داشته باشند.
انواع سازمان مجازی
1. سازمان پارندی: به مديريت قدرت می دهد تا نيرو و توان خود را بر زمينههایی متمركز كند كه سازمان مزيت رقابتی دارد.
2. سازمان شبكهای: گروهی از واحدهای سازمانهای مختلف است كه برای نيل به هدف استراتژيك مشتركی با هم فعاليت می كنند.
3. سازمان بدون مرز: در اين ساختار جريان روان اطلاعات و ارتباطات با واحدهای خارجی، مشتريان، توليدكنندگان و ساير واحدها برقرار است و سازمان در ارتباط با درون و بيرون هيچگونه مرزی را نمی شناسد.
ويژگيهای سازمان مجازی
1. رقابت جهانی
2. ايجاد انگيزه در نيروی انسانی
3. استفاده بيشتر از فناوری اطلاعات
4. تغيير طرح سازمان
5. كارآفرينی
6. طراحی مجدد مشاغل
7. تاكيد بر نرمافزار به جای سختافزار
8. پويایی فرآيند خط مشی گذاری
مزايا و معايب سازمان مجازی
الف) مزايا
1. در سازمانهای مجازی بعد مسافت و فاصله جغرافيایی مانع از انجام كارها، برگزاری جلسات و كنفرانسها نخواهد شد.
2. آثار و بلايای فيزيكی از قبيل آتشسوزی، انفجار، زلزله و ساير حوادث روی روند كاری به حداقل خواهد رسيد.
3. بهرهوری و سودآوری افزايش می يابد.
4. توجه بيشتر بر جنبه انسانی كارها و تاكيد كمتر بر اجزای مكانيكی، تكراری و روتين كارها
5. برآورده كردن نيازهای بيشتری از مشتريان
6. كاهش هزينههای مربوط به فضاهای اداری به علت افزايش انعطافپذيری در كار
7. افزايش وابستگی به سرمايه فكر و انديشه افراد سازمان
8. كاهش مسائل زيست محيطی به علت تردد كمتر افراد
9. مشاركت اجتماعی: اين امكان برای شركت فراهم می شود تا افرادی را كه فرصت كاری ندارند، استخدام كند. افراد معلول، سالخورده و والدينی كه كودك خردسال دارند، می توانند در خانه به كار بپردازند در نتيجه موقعيتی به وجود می آيد تا وجدان اجتماعی سازمان داده شود.
ب) معايب
1. از آنجایی كه مرز بين زندگی كاری و زندگی در منزل كمرنگ خواهد شد امكان افزايش سطح استرس در بين پرسنل سازمان وجود خواهد داشت.
2. امكان انزوای كاركنان از نظر اجتماعی به علت كاهش محرك تماس شغلی و بازخورد.
3. اگر رابطه اجتماعی طراحی مجدد نشود و همچنين قوانين مربوط به استخدام تغيير نكند كاركنان دانش محور با ارزش، تعهد خود را نسبت به سازمان از دست می دهند و مهارت خود را به بالاترين پيشنهاد خواهند فروخت.
4. ريزش بالای كاركنان
5. وقتی كاركنان به طور مستقيم با همكاران خود در تماس نباشند، احساس می كنند كه عضو مهمی از سازمان نيستند و احساس تعلق به سازمان نخواهند داشت.
اطمينان و تضاد
پيشنهاددهندگان سازمان مجازی، بی نظمی، تضاد و نوسان را در محيطهای تجاری مشاهده می كنند، اما اين موضوعات را واقعيتهای اجتماعي ميدانند و اعتقاد دارند كه هر فردی تمايل دارد كه با ديگران در يك روش منسجم همكاری كند و سادهلوحانه است كه فكر كنيم در يك جامعه مدرن همه شركا به صورت ناگهانی و بدون هيچ زمينهای به يكديگر اطمينان كنند.
بلكه بايد از لحاظ فرهنگی اين مساله بررسی شود و سپس براساس آن همكاری صورت گيرد؛ چرا كه كليد اصلی موفقيت در سازمانهای مجازی اطمينان و اعتماد متقابل است. زمانی كه دو شريك تصميم به همكاری مشترك می گيرند با ايجاد ارتباط و وابستگی متقابل در فعاليتهايشان به سمت اعتمادسازی پيش می روند و در حقيقت يك پارادايم جديد را پايهگذاری می كنند.
اطمينان يا عدم اطمينان به تعدادی عوامل وابسته است. اين عوامل شامل ريسك، هزينه شكست و تجربيات گذشته است. بنابراين اطمينان يك سرمايه اجتماعی است كه نيازمند اطمينان دو سويه از طرف هر يك از شركا است. چون ايجاد اطمينان كاری، مشكل و زمانبر است. پس ميتوان گفت كه يكی از مشكلات سازمان مجازی به وجود آوردن راههایی برای ايجاد اطمينان بين شركا است.
كلی نگری و جزئی نگری
در سازمان مجازی هر يك از شركا در يك مجموعه قرار می گيرند تا كارشان را به بهترين نحو انجام دهند. سپس اين مولفهها با يكديگر تركيب می شوند تا عمليات مجازی را با استفاده از مجموعهای از فرآيندها با در نظر گرفتن مزيتهای رقابتی هر يك از شركا انجام دهند.
به عنوان مثال موفقيت يك ورزشكار به عوامل خود فرد، مربيان تكنولوژی يا تسهيلاتی كه برای وی آماده شده است، به تنهایی وابسته نيست، بلكه به كل عوامل وابسته است. مشكل ديگر اين است كه هدف واضح و مشخص نيست و دليلي وجود ندارد كه شركا همكاری با يكديگر در سازمان مجازی را بپذيرند. بنابراين بايد هدف بازنگری و مجددا تعريف شود تا فرآيند يكپارچهسازی شركا و مزيت رقابتی آنها به بهترين نحو انجام شود.
دانایی
دانایی مهمترين دارایی يك سازمان است. با وجود اين به سادگی نمی توان تعيين كرد كه دانایی در كجای سازمان قرار دارد. ممكن است دانش در تكنولوژی، مديران، سيستمهای اطلاعاتی، ساختار سازمانی يا همه اين موارد باشد. بيشتر نويسندگان معتقدند كه دانش سازمانی يك دانش ضمنی است. دانش ضمنی آن چيزی است كه ما آن را به كار می بريم اما قادر به تعريف كردن آن نيستيم. يعني نمی توانيم آن چيزی را كه می دانيم، توضيح دهيم و تنها ميتوانيم آن را به كار ببريم. دانش ضمنی پايه دانش سازمانی است. مهارتهای ضمنی تنها از طريق يك فرآيند اجتماعی انتقال می يابد.
زبان
برای اينكه در دنيا سهمی داشته باشيد بايد زبان مشترك داشته باشيد.
برای برقراری ارتباط بين شركا در سازمان مجازی به يك زبان مشترك نيازمنديم. مشكلی كه در يك سازمان مجازی امكان دارد به وجود آيد اين است كه دانش در اختيار يكي از شركا باشد و آن شريك برای انتقال و به اشتراك گذاردن دانش خود نياز به يك زبان مشترك دارد تا مقصود خود را بيان كند.
اگر در برقراری ارتباط زبانی مشكل داشته باشد بالطبع مجموعه سازمان مجازی با مشكل مواجه می شود. مشكل ديگر تفاوت فرهنگی بين شركا است. بنابراين استفاده از زبان رسمی و بينالمللی تا حدود زيادی اين مشكلات را برطرف خواهد كرد.